Region (cm) Effizienz ist eines der obersten Ziele in Bezug auf eine gelungene und erfolgreiche Unternehmensorganisation. Mit sogenannten Mustervorlagen arbeitet man nachhaltig und clever. Doch welche Mustervorlagen helfen tatsächlich bei der Organisation?
Viele Unternehmen greifen bei der Wahl eines geeigneten Office-Paketes auf Microsoft Office zurück. Dieses enthält die gebräuchliche Software für die Arbeit im Büro, neben Microsoft Excel für die Tabellenkalkulation beispielsweise Microsoft Word. Wie eine englischsprachige Studie 2012 herausfand, ist Microsoft Word das mit Abstand meistverwendete Programm zur Textverarbeitung weltweit. Doch nicht nur der Kundenservice von Microsoft ist ein Vorteil. Als Benutzer hat man umfangreiche Möglichkeiten, Texte individuell zu gestalten. Dass man bei Microsoft Word zudem auf zahlreiche Vorlagen zugreifen kann, gerät oft in Vergessenheit. Die Online-Datenbank enthält unter anderem eine eigene Kategorie für die geschäftliche Textverarbeitung. Folgende Vorlagen helfen bei Organisation im Unternehmen:
- Unternehmensnewsletter verfassen
- Rechnungen schreiben
- Angebote erstellen
Unternehmensnewsletter verfassen
Um den Bestandskunden eines Unternehmens genügend Aufmerksamkeit zu schenken und sie über aktuelle Themen zu informieren, ist es für das Unternehmen sinnvoll, regelmäßig Newsletter per E-Mail zu versenden. Denn nicht nur die Generierung neuer Aufträge ist wichtig, sondern auch die Bestandskundenpflege. Dieser kommt vor allem dann eine besondere Rolle zu, wenn man als Unternehmen eine Dienstleistung oder eine Ware anbietet, die von Kunden dauerhaft in Anspruch genommen werden kann. Microsoft Word bietet hier in der Kategorie Geschäftlich eine Vorlage für die Erstellung eines Newsletters an, die man mit den firmeneigenen Informationen füllen kann. Der Vorteil ist, dass die Verwendung des gleichen Layouts eine seriöse Kommunikation kennzeichnet.
Angebote erstellen
Um potenzielle Kunden von einem Angebot zu überzeugen, ist ein seriöses Auftreten des Unternehmens wichtig. Heutzutage beschränkt sich der Kontakt zwischen möglichen Kunden und dem Unternehmen meist auf ein Telefonat oder eine E-Mail. Deshalb bestimmt das schriftliche Angebot über den Eindruck, den der potenzielle Kunde von der Firma bekommt. Kundenspezifische Angebotsschreiben sollten deshalb klar formuliert und sauber formatiert sein. Microsoft Word bietet mehrere Mustervorlagen für Angebotsschreiben an, je nachdem, ob ein Angebot an einen Bestandskunden oder einen neuen Kunden erstellt werden soll. Da ein Angebotsschreiben normalerweise rechtsverbindlich wird, sobald der Interessent das Angebot akzeptiert, ist eine Anleitung zum Erstellen von Angebotsschreiben hilfreich.
Rechnungen schreiben
Für das Finanzamt muss ein Unternehmen Rechnungen über die erbrachte Leistung oder den Verkauf einer Ware erstellen. Doch auch für den eigenen Überblick ist die Rechnung hilfreich. Denn die Umsatzzahlen sind vom Gewinn und Verlust der Firma abhängig. Um Kunden die Rechnung zuzustellen, kommen der schriftliche oder der elektronische Weg in Frage. Die Online-Datenbank von Microsoft Word enthält mehrere Rechnungsvorlagen, abhängig davon, ob es sich um eine Dienstleistung oder ein Ware handelt. Ähnlich dem Newsletter füllt man die Vorlage mit seinen Unternehmensdaten aus und fügt Informationen über die erbrachte Leistung, beziehungsweise Ware hinzu. Die Rechnungsvorlagen enthalten alle Pflichtangaben einer Rechnung, einzig die Steuernummer und, wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen ergänzt werden.
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