Region (cm) Die Gadgets für die Team-Kommunikation in Unternehmen müssen in Zeiten von Digitalisierung und zunehmender Vernetzung vieles leisten. Sie sollen die Arbeit effizienter machen und dabei vollständige IT-Sicherheit gewähren. Wer auf dem neuesten Stand der Technik sein will, steht vor hunderten möglichen Lösungen, die ständig ergänzt und aktualisiert werden. Doch die Klassiker der Kommunikation haben noch längst nicht ausgedient.
Das mit Abstand meistgenutzte Kommunikationstool in Unternehmen ist laut einer Umfrage die E-Mail. Moderne Chat-Tools wie Skype, Coyo und WhatsApp folgen danach. Einen Hauptgrund für den Einzug der Messenger-Dienste oder gar sozialer Netzwerke wie Facebook in die Firmenkultur stellen mobile Endgeräte dar. Smartphones und Tablets bilden das kleine Homeoffice, die Facebook-Gruppe wird zum firmeninternen Intranet. Das ist sehr praktisch, aber auch ausgesprochen unsicher. Zudem fehlen viele Funktionen, die für effiziente Teamarbeit unerlässlich sind. Einige IT-Firmen haben diesen Bedarf erkannt und spezielle Software-Lösungen entwickelt, mit denen sich beispielsweise über Apps Dokumente erstellen und Formulare ausfüllen lassen. So ist Coyo etwa ein soziales Netzwerk, allerdings werden mittels dessen Client-Software keine Fotos und Likes, sondern Dokumente und unternehmensinterne Informationen ausgetauscht. Bei der Nutzung von Kommunikations-Tools ist es hilfreich, wenn diese sowohl auf mobilen Geräten als auch auf dem PC verfügbar sind. So sind Skype und Coyo zwar grundsätzlich Desktop-basiert, lassen sich aber auch auf mobilen Geräten nutzen.
Sicherheit bei der Team-Kommunikation
Die weitverbreitete Nutzung von mobilen Messengern und Netzwerken in Unternehmen irritiert angesichts der Tatsache, dass viele Firmen mit sensiblen kundenspezifischen oder unternehmensbezogenen Daten arbeiten. Um Datendiebstahl vorzubeugen, sollten vertrauliche Daten ausschließlich per verschlüsselter Kommunikation weitergegeben werden. Eine Alternative zu WhatsApp ist beispielsweise Threema, wo konsequenterweise auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesetzt wird. Facebook und WhatsApp sollten auch deshalb besser nur für private Themen wie Verabredungen zum Mittagessen genutzt werden, weil Unternehmen und Privatanwender keinen Einfluss auf die Datenspeicherung und -verarbeitung durch diese Dienste haben.
Auch der E-Mail-Verkehr sollte dieser Tage hohen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Vor allem Selbstständige in der Gründungsphase haben beim Aufbau ihrer Webpräsenz ein natürliches Interesse an solider „E-Mail made in Germany“. Bei E-Mail-Adressen und Domains von hiesigen Hosting-Anbietern wie 1&1 profitieren gewerbliche wie private Nutzer von der Speicherung ihrer Daten unter Einhaltung strenger deutscher Datenschutzrichtlinien. Dieses Security-Plus wird durch eine automatische Verschlüsselung bei der Datenübertragung vervollständigt.
Professionelles Projekt-Management mit neuen Software-Lösungen
Viele Unternehmen schwören auf bewährte Methoden wie E-Mail oder Chat-Software. Allmählich setzen sich aber neue, auf die Bedürfnisse von Unternehmen speziell zugeschnittene Dienste wie Slack oder Protonet durch. Slack ist nicht nur eine Alternative zur klassischen E-Mail, es eignet sich auch als Messenger für die Team-Kommunikation. Möglich sind Datei-Uploads, Kommentare und Chats, außerdem lassen sich Dienste wie Dropbox und Twitter mit Slack verknüpfen.
Sicher ist auch der Datenaustausch über die Server von Protonet. Mit der Cloud-basierten Lösung für Projekt-Management lassen sich unter anderem Teamchats und Video Calls mit internen und externen Mitarbeitern führen, Dateien freigeben und gemeinsame Kalender verwalten. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, ortsunabhängig auf einer einheitlichen Plattform zu arbeiten.
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